マイナンバー制度とは
マイナンバー制度とは、社会保障や税金、および災害対策分野において行政運営の効率化を図り、国民生活の利便性を高めることを目的として導入される制度です。
2016年1月からマイナンバー制度がスタートします。
この制度では、住民票を有する国民ひとりひとりに対して、12ケタの個人番号が付与されることになります。
この個人番号がマイナンバーです。
私たちのような企業は、このマイナンバーを収集して法律上定められる事務を遂行することが求められています。
主に２つの業務にかかわります
具体的に私たち企業が行わなければならない主な業務として、大きく２つの業務が挙げられます。ここでは金融機関や大企業に当てはまることは割愛しております。
人事・給与業務
まずひとつめは「人事・給与業務」です。
企業の人事部門は、従業員などからマイナンバーの提供を受けることが必要となります。
次に「給与所得の源泉徴収票」・「給与支払い報告書」・「健康保険や厚生年金保険の被保険者資格取得届」などの書類を税務署や市区町村、年金事務所といった関係機関に提出する際に、マイナンバーを記入して提出するという業務が発生します。
個人への支払い業務
ふたつめは、「個人相手の取引において発生する支払業務」です。
たとえば、個人事業主に対しての支払いにおいて、企業がマイナンバーの提供を受けて支払調書に記載し、税務署に提出する業務がこれに該当します。
具体的な支払例として「外部の専門家に対する報酬の支払い」であったり、「個人家主に対する賃料の支払い、「外部講師に対する講演料の支払い」などがあてはまります。
マイナンバー制度に対応する為に具体的に検討する４つの項目
１．業務プロセスについて
マイナンバー制度では、マイナンバーの収集行う必要があり、その収集の際に厳格な本人確認が求められています。
また、収集したマイナンバーがどのような目的に利用されるのか、収集先である従業員や個人支払先に「利用目的」を漏れなく明示する必要があります。
さらに、マイナンバーが不要となった場合には速やかに廃棄する必要があります。
こうした手続きは、新たな業務としてきちんとしたプロセス理解したうえで業務手順を組み立てる必要があります。
２．既存システムとの連動
収集したマイナンバーは、通常社内のシステム（例えば、給与システム、人事システム）に入力され、既存システム上で管理されることが想像されます。
マイナンバーを取扱うシステムがどのシステムであり、どこでデータベース化されることになるのかについて、社内システムへの影響度合いを調査する必要があります。
また、たとえば給与明細、源泉徴収票や、その他支払調書においては、12ケタのマイナンバーを印字して帳票出力することになるわけですので、システムが帳票のレイアウト変更に対応できるよう、必要に応じてシステムの改修も検討しなければなりません。
３．マイナンバーという情報管理
マイナンバーの情報管理とは、すなわちマイナンバーのセキュリティを意味しています。
マイナンバーが万が一漏えいしてしまった場合には、その本人のプライバシーが著しく侵害されることになります。
こうした漏えいという事案を未然に防ぐために、マイナンバーを取扱うシステムのセキュリティ面を適切に考え、マイナンバーの安全確保に向けた対策を前もって備える必要があります。
４．社内の体制作り
マイナンバー制度へ取組は、いわばひとつのプロジェクトにあたりますので、社内で「マイナンバー対応プロジェクト」を立ち上げて、全体的な制度対応に向けた体制を構築していく必要があります。
また、マイナンバー法が求めている規制に対応するため、社内規定の見直しが必要になるとともに、新しい法規制に対する「社内での教育研修や周知徹底」もタイムリーに実施しなければなりません。
まとめ
このように、マイナンバーはその取扱い、管理、運用に企業としては準備、考える項目がありますので、できるだけ早く、対応への準備に着手されることが望ましいと考えています。
