マイナンバーの具体的な運用を考えた場合、企業においては従業員や、支払いが個人事業主のマイナンバーを収集する必要があることはご存知だと思います。
マイナンバー制度の話を聞いたときに、マイナンバーの管理についてのリスクは気が付いたのですが、いろいろと調べていくうちに「収集方法」についてもきちんと考えなければならないと思いました。調べた内容を元に、簡単に解説いたします。
もちろん、地方の一企業が調べた内容ですので、詳細は労務士さんや会計士さんにご相談ください。
マイナンバーと本人確認資料の2つを集める
企業は税や社会保障関係の事務を行うために、従業員等からマイナンバーの提供を受けることになります。
その際には、必ず本人確認をしなければなりません。一般的に言われる「成りすまし」を防ぐためにも、厳格な本人確認をする必要があります。
この本人確認というのは、以下の2つのことを確認することになります。
- 正しい番号であることの確認・・・預かったマイナンバーが正しいマイナンバーであるかどうか
- 正しい番号の持ち主であることの確認・・・預かることになった従業員が本人であるかどうかの身元確認
以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。
本人確認のための具体的な書類
マイナンバー(個人番号)が正しい番号であると確認する書類
マイナンバー(個人番号)が正しい番号であると確認する書類としては、以下の3つが上げられるます。
- 個人番号カード
個人番号カードとは総務省のHPマイナンバー社会保障・税番号制度によると「平成28年1月以降、市区町村に申請すると『個人番号カード』の交付を受けることができます。」とのこと。 - 今年(平成27年)10月に各個人に送付される「通知カード(番号確認)」
- 個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書
身元確認(正しい番号の持ち主であることの確認)するための書類
「個人番号カード」がある場合は不要ですが、その他の書類で番号確認とする場合、別途身元確認(正しい番号の持ち主であることの確認)のための書類が必要になります。主なものとして以下の2つを上げておきます。
- 免許証
- 旅券(パスポート)
免許証、旅券いずれも持っていない方の場合、別の方法で身元確認をしなければなりません。多岐に渡りますので、総務省のWEBサイト:マイナンバー社会保障・税番号制度「よくある質問」の中の【4-3 本人確認】、および「本人確認の措置(PDFファイル)」をご確認ください。
マイナンバーの収集のための具体的な方法を考えてみる
収集方法は、下記に挙げるとおり大きく二つとなると思います。
1.紙媒体での収集
SOHOレベル、従業員の少ない会社にとては、一番簡易的な方法だと思います。具体的には、従業員等の対象者に上記マイナンバーを確認できる書類と身元の確認できる書類のコピーを会社に持ってきてもらう方法です。
外部個人事業主の場合は、郵送という手段になると思います。
注意点としては、この“送られてきた書類”をその後どう管理するか、ということです。
この書類自体を管理するのか、書類を確認して別の記録媒体(現在使用している給与管理ソフトや、人事ソフト等に入力する等)に移すか、ということです。
書類自体を残しておく場合、その管理方法が非常に重要になります。外部だけでなく、社内の人間でもできる限り手の触れられないような場所で管理しないと、情報漏えいの危険性が高まります。
別の記録媒体に移す場合には、その後は集めた書類は廃棄することが必須と考えます。当然廃棄した後に誤入力がわかった場合は再度収集する必要がありますので、転記入力の際は注意が必要です。
2.メールでの収集
そこそこ従業員数がいて、支店、営業所などがある企業では、メールに必要書類のスキャナーしたPDFなどを添付して送ってもらうということが考えられます。
最近ですと対象となる書類をスマホのカメラで撮影してもらい、その撮影画像データをスマホからメールに添付し送ってもらうということも多いのではないかと思います。
このメールでの収集の注意点も、転記における誤入力と廃棄の点です。
忘れがちなのは、受け取ったメールをそのままにしておくことです。
メールの受取先は担当者のPCになると思いますが、担当者のPCのセキュリティー面もさることながら(こんなマイナンバーの管理はやめたほうがいい)、その後の廃棄のことをしっかりと考えておかなければなりません。
預かった従業員のマイナンバーは、その従業員が退職した場合、必ず破棄することが義務付けられています。このような場合、一元管理されているデータからの廃棄は業務として遂行されるとは思いますが、「メールで預かったこと」を思い出してきちんと廃棄できるかというと難しいのではないでしょうか。
また思い出したとしても、対象となるメールを探し出すことが可能かどうかも考えなければいけません。もし、その数年間に担当者が変わったり、退職していた場合はほぼ無理と考えておいたほうがいいでしょう。
メールで集めた場合の『廃棄』の問題は、きちんと考えておく必要があります。
メール収集において絶対にやめて欲しいCC,BCC,転送
もし、CC,BCC,転送などを行った場合は、当然廃棄すべきメールの数と、廃棄が間違いなく行われたかを確認するPCの台数が増えるということを十分認識してください。
最近はスマホで会社のメールを見ることが増えています。その場合、個人のスマホであろうと間違いなく廃棄されたかどうかのチェックが必要となります。
3.PCコンビニおすすめ収集方法
給与系のソフトウェア企業が提供しているシステムを利用するのが最もお勧めです。
ソフトウェア企業が提供している「クラウドサーバー」で収集するという方法です。当然収集だけでなく管理もできます。
各社しのぎを削っていますが、現在PCコンビニのお勧めはOBC(オービックビジネスコンサルタント)の「マイナンバー収集・保管サービス」です。
リンク先でご説明しているとおり、クラウドサーバーで収集するということはセキュリティ面でもかなり安心です。また、マイナンバーの管理方法も安心・安全であり、想定される担当者の負担もかなり軽減できます。
そして集めたデータは現在使用している給与系の基幹ソフトにCSVで取り込めることができることです。もちろんOBCの基幹ソフト「給与奉行」等だけでなく、他社のソフトとの連携も問題なくすることができます。
まとめ
このように『マイナンバーの収集』も企業にとって大きなリスクを抱えることとなります。充分な検討が必要だと考えます。